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Einsatz-Szenario: Gästeliste für geladene Gäste mit zentralem Response Handling

Eines der einfachsten Einsatz-Szenarien für die Gästelisten-Software ist zentralisiertes Response-Handling. Bei dieser Variante wird die komplette Gästeliste vollständig manuell vom Gastgeber verwaltet – ohne Buchungs-, R.S.V.P.- oder Rückmeldeformular für die Gäste.

Vorteile:

Absolute Kontrolle über die Daten seitens des Veranstalters

Nachteile:

Der gesamte Verwaltungsaufwand liegt beim Veranstalter

Zentralisiertes, manuelles Response Handling bietet sich in folgenden Einsatzfällen an:

Sehr kleine Veranstaltungen, bei denen sich der Aufwand für die Erstellung eines Buchungsformulares nicht lohnt
Events, bei denen Gästen ausschließlich ein mündlicher Rückmeldungskanal zur Verfügung gestellt werden soll
Events mit sehr niedriger IT Affinität seitens der Gäste

Fluxline Gästeliste mit zentralem Response Handling (Use Case) from fluxline

Präsentation als PDF-Datei: Zentrales Response Handling einer Gästeliste mit fluxline

Rückmeldungs-Log: Wer hat wann zu- oder abgesagt?

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Oft möchte der Veranstalter während der Registrierungsphase genau wissen, welche Gäste neu zu- oder abgesagt haben.

Das RSVP-Log oder Rückmeldungs-Log befindet sich unter der Registerkarte „Import/Export“.

Mit dem neuen Rückmeldungs-Log Export ist das kein Problem. Das Rückmeldungs-Log lässt sich in Microsoft(TM) Excel(R) öffnen und enthält eine Liste aller Zu- und Absage-Vorgänge mit Datum und Uhrzeit.

Um nur neue An- / Abmeldungen aufzulisten bietet es sich an, den Export herunterzuladen und diejenigen Zeilen zu berücksichtigen, die das passende Änderungsdatum enthalten.

Beispiel: Rückmeldungs-Log. Herr Mustermann hat 3 Begleitungen angemeldet, die er zuvor abgesagt hatte. Herr von Aal und Frau Eisbein hatten schon zugesagt, haben jetzt aber abgesagt.

Beispiel:
Gast A hatte schon in der letzten Woche mit Begleitung zugesagt. Er loggt sich heute online ein und sagt wieder ab. Zeitgleich sagen Gast B und C jeweils ohne Begleitung zu. Die Anzahl der Anmeldungen bleibt gleich, daher bekommt der Veranstalter nichts von der möglicherweise wichtigen Veränderung mit. In der Log-Datei dagegen ist jeder Vorgang einzeln gespeichert.

NEU *** RSVP – Gäste können selbst online zusagen oder absagen

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Das neue Feature wird von einigen Kunden bereits sehnsüchtig erwartet: Ab sofort können Gäste selbstständig ihre Teilnahme an einem Event bestätigen oder ablehnen.

Seitens des Veranstalters ist es hierzu lediglich notwendig, jedem Gast einen individuellen Zugangscode („Access Code“) zu vergeben. Gäste mit Zugangscode können sich dann jederzeit über https://feedback.gästeliste.org einloggen und zusagen oder absagen.

Ein Gast kann jederzeit selbst eintragen, ob und mit wie vielen Personen er zusagt. Die maximale Personenanzahl legen Sie für jeden Gast einzeln fest.

Die individuellen Zugangscodes lassen sich sowohl direkt im Online-System ändern, als auch über die Import-Funktion aus einem anderen System übernehmen. Um einen Serienbrief mit Zugangscodes zu erstellen bietet es sich an, die aktuelle Gästeliste als .csv-Datei zu exportieren.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Die neue Funktionalität ist ab sofort für alle Events aktiv.

Einschränkungen:

Die Zugangscodes müssen individuell pro Gast vergeben werden. Doppelte Zugangscodes sind nicht möglich.
Jeder Zugangscode muss aus mindestens sechs Zeichen bestehen.
Der Gast benötigt neben dem Zugangscode und seinem Nachnamen zum Login auch die Event-Id. Diese finden Sie im Admin-Bereich.