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Immer auf dem Laufenden: Wer hat zuletzt zugesagt?

Eine entscheidende Information am Montag früh ist: Wer hat sich über das Wochenende angemeldet? Wie viele Gäste kommen? Und was hat sich seit Freitag verändert?

Schon seit einigen Monaten gibt es den Rückmeldungs-Log als Export: Eine Liste sämtlicher Zu- und Abgänge, Anmeldungen und Stornos.

Pünktlich zum Montagmorgen haben wir die Historie freigegeben. Damit lassen sich ab sofort auch direkt online die letzten Änderungen einsehen.

Die Feedback Historie zeigt Zugänge und Abgänge an.

Gästelisten-Historie. Wer hat sich zuletzt an- oder abgemeldet?

Und so funktioniert die Historie:

Meldet sich ein Gast über das RSVP Tool an und gibt an, dass er mit zwei Begleitungen kommt, so ist das eine Veränderung von +3. Insgesamt hat dieser Gast dann für 3 Personen zugesagt (im Beispiel die erste Zeile), und zwar um ungefähr 06:50 Uhr.

Würde sich derselbe Gast kurz darauf noch einmal einloggen und angeben, dass er nun alleine kommt, würde eine weitere Zeile in der Historie angezeigt. In dieser stünde eine Veränderung von -2, weil der Gast zwei Personen von den zuvor drei zugesagten Personen wieder abgemeldet hat. Zugesagt hat dann nur noch eine Person, was in der entsprechenden Spalte angezeigt wird.

Die Historie berücksichtigt dabei nicht nur Rückmeldungen, die vom Gast über das R.S.V.P. Tool selbst vorgenommen wurden, sondern auch solche, die vom Eventmanager in der Gästelistenverwaltung vorgenommen wurden.

Zusagen – Absagen – Noch nicht sicher?

Es ist ein wenig ärgerlich, wenn man in einem Formular auf einer Website eine Auswahl nicht rückgängig machen kann. In diesem Beispiel etwa:

Feedback Formular als Einbahnstraße - ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Feedback Formular als Einbahnstraße – ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Eine Zusage oder Absage ist möglich – auch ein nachträgliches Ändern der Antwort – aber ein Entfernen der einmal ausgewählten Option ist nicht vorgesehen.

Auf den ersten Blick spielt das keine Rolle, denn wer sich noch nicht sicher ist, ob er an einer Veranstaltung teilnehmen möchte, braucht das Formular nicht auszufüllen.

Wir haben aber auch Fälle, in denen Gäste das Feedback-Formular nicht nur für die Zu- und Absagen, sondern auch für Korrekturen ihrer Adresse nutzen.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Hier ist die Situation eine andere: Möglicherweise möchte ein Gast sich noch nicht auf eine Zu- oder Absage festlegen – wohl aber eine geänderte oder korrigierte Adresse mitteilen.

Für solche Fälle hat das gästeliste.org System seit heute eine neue Option im Admin-Bereich:

Die neue Option für bessere Usability

Die neue Option für bessere Usability

Ist das Häkchen gesetzt, wird unter „Zusage“ und „Absage“ eine zusätzliche Option „Noch nicht sicher“ angezeigt.

Die Option "Noch nicht sicher" erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Die Option „Noch nicht sicher“ erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Nach unseren Erfahrungen bereitet das Vorhandensein einer solchen Option dem Veranstalter oft großes Kopfzerbrechen – die Besucherzahl ist als Information äußerst wichtig.

Um beide Bedürfnisse je nach Veranstaltungsart abzudecken, kann die Option für jede Veranstaltung einzeln ein- oder ausgeschaltet werden.

NEU *** RSVP – Gäste können selbst online zusagen oder absagen

Das neue Feature wird von einigen Kunden bereits sehnsüchtig erwartet: Ab sofort können Gäste selbstständig ihre Teilnahme an einem Event bestätigen oder ablehnen.

Seitens des Veranstalters ist es hierzu lediglich notwendig, jedem Gast einen individuellen Zugangscode („Access Code“) zu vergeben. Gäste mit Zugangscode können sich dann jederzeit über https://feedback.gästeliste.org einloggen und zusagen oder absagen.

RSVP - Gästelisten-Feedback

Ein Gast kann jederzeit selbst eintragen, ob und mit wie vielen Personen er zusagt. Die maximale Personenanzahl legen Sie für jeden Gast einzeln fest.

Die individuellen Zugangscodes lassen sich sowohl direkt im Online-System ändern, als auch über die Import-Funktion aus einem anderen System übernehmen. Um einen Serienbrief mit Zugangscodes zu erstellen bietet es sich an, die aktuelle Gästeliste als .csv-Datei zu exportieren.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Die neue Funktionalität ist ab sofort für alle Events aktiv.

Einschränkungen:

  • Die Zugangscodes müssen individuell pro Gast vergeben werden. Doppelte Zugangscodes sind nicht möglich.
  • Jeder Zugangscode muss aus mindestens sechs Zeichen bestehen.
  • Der Gast benötigt neben dem Zugangscode und seinem Nachnamen zum Login auch die Event-Id. Diese finden Sie im Admin-Bereich.

Neu: Verwalten von Einladungen, Zusagen und Absagen

Bei größeren Veranstaltungen mit geladenen Gästen ist es nicht ganz einfach, eine Übersicht über Zusagen und Absagen Ihrer Gäste zu behalten.

Die Digitale Gästeliste von Line5 ermöglicht Ihnen jetzt das einfache Handling von Zusagen und Absagen für jeden einzelnen Gast. So ist es am Einlass ohne weiteres möglich, zu sehen, wie viele Begleitungen für einen Gast autorisiert sind, ob der Gast zu- oder gar abgesagt hat.

Durch die genaueren Planungsmöglichkeiten lassen sich Überkapazitäten vermeiden und Events kosteneffizienter gestalten.

Eintragung von Einladungen, Zusagen und Absagen in die digitale Gästeliste

Eintragung von Einladungen, Zusagen und Absagen in die digitale Gästeliste