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Serienbriefe per E-Mail: Einladungen und Erinnerungen mit Gästeliste.org

Nach langem Drängeln unserer Kunden haben wir uns dazu hinreißen lassen, auch eine E-Mail Versandfunktion in die digitale Gästeliste zu integrieren.

So lassen sich nun problemlos personalisierte Einladungen – auf Wunsch inklusive QR-Code – direkt aus dem System an die Gäste versenden.

Auch nach dem initialen Einladungsversand hilft das System, wo es kann. Eine Rundmail an alle Gäste? Eine Information an alle, die zugesagt haben? Eine Erinnerung an diejenigen Gäste, die sich noch nicht zurückgemeldet haben? Kein Problem. Weitere Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie in der Online-Hilfe.

Für bis zu 100 E-Mail Empfänger pro E-Mail ist das System in der Beta-Phase freigeschaltet. Möchten Sie an eine größere Anzahl von Empfängern versenden, kontaktieren Sie bitte den Support. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, alternativ ein anderes Tool zum Newsletter-Versand zu verwenden.

Immer auf dem Laufenden: Wer hat zuletzt zugesagt?

Eine entscheidende Information am Montag früh ist: Wer hat sich über das Wochenende angemeldet? Wie viele Gäste kommen? Und was hat sich seit Freitag verändert?

Schon seit einigen Monaten gibt es den Rückmeldungs-Log als Export: Eine Liste sämtlicher Zu- und Abgänge, Anmeldungen und Stornos.

Pünktlich zum Montagmorgen haben wir die Historie freigegeben. Damit lassen sich ab sofort auch direkt online die letzten Änderungen einsehen.

Die Feedback Historie zeigt Zugänge und Abgänge an.

Gästelisten-Historie. Wer hat sich zuletzt an- oder abgemeldet?

Und so funktioniert die Historie:

Meldet sich ein Gast über das RSVP Tool an und gibt an, dass er mit zwei Begleitungen kommt, so ist das eine Veränderung von +3. Insgesamt hat dieser Gast dann für 3 Personen zugesagt (im Beispiel die erste Zeile), und zwar um ungefähr 06:50 Uhr.

Würde sich derselbe Gast kurz darauf noch einmal einloggen und angeben, dass er nun alleine kommt, würde eine weitere Zeile in der Historie angezeigt. In dieser stünde eine Veränderung von -2, weil der Gast zwei Personen von den zuvor drei zugesagten Personen wieder abgemeldet hat. Zugesagt hat dann nur noch eine Person, was in der entsprechenden Spalte angezeigt wird.

Die Historie berücksichtigt dabei nicht nur Rückmeldungen, die vom Gast über das R.S.V.P. Tool selbst vorgenommen wurden, sondern auch solche, die vom Eventmanager in der Gästelistenverwaltung vorgenommen wurden.

Video-Tutorial: Der Schnellstart zur Profi-Gästeliste

In acht Kurzvideos mit insgesamt weniger als zehn Minuten Spielzeit zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Gästelisten-Software so einrichten, dass Ihre Gäste online ab- und zusagen können.

Überzeugt? Fertig zum Testen? – Dann geht es hier weiter zur Anmeldung!

Neue Benachrichtigung: Der Gast meldet sich an/ab – Sie bekommen eine E-Mail!

Der eine oder andere Nutzer wird die neuen Funktionalitäten dieser Woche bereits bemerkt haben: Wir haben die E-Mail Benachrichtigung an den Veranstalter eingeführt.

Um auf dem laufenden zu sein, musste der Veranstalter bzw. Administrator bisher die Gästeliste online ansehen oder exportieren. Wer bei jeder Rückmeldung eine Benachrichtigung erhalten wollte, konnte sich die automatischen Bestätigungs E-Mails an die Gäste BCC zusenden lassen.

In Fällen, in denen keine Bestätigungs E-Mail an den Gast ging, gab es jedoch bisher keine Möglichkeit einer Benachrichtigung. So etwas war dann der Fall, wenn entweder die E-Mail Adresse des Gastes unbekannt, oder gar keine E-Mail an den Gast vorgesehen war.

Jetzt gibt es diese Möglichkeit: Sobald ein Gast das RSVP Formular absendet, wird eine E-Mail an die voreingestellte Adresse des Veranstalters gesendet. Der Inhalt dieser E-Mail kann wie alle anderen E-Mail Inhalte frei bestimmt werden, ebenso der Betreff.

Wir wünschen viel Spaß mit dem neuen Feature und hoffen, Ihren Arbeitsablauf damit noch einfacher gestalten zu können!

Neue Domain für Ihr Gäste-Feedback verfügbar: rsvp.eventmanager.us

Sie können ab sofort auch die Domain https://rsvp.eventmanager.us nutzen:

Wählen Sie einfach Ihren persönlichen Veranstaltungsnamen, – falls dieser noch nicht belegt ist, können Ihre Gäste sich dann unter https://rsvp.eventmanager.us/<ihr_veranstaltungsname> registrieren.

Haben Sie Ideen für passende weitere Domainnamen, die wir in diesem Zug anbieten können? Schreiben Sie uns – oder schreiben Sie einen öffentlich Kommentar zu diesem Beitrag. Wir freuen uns über Ihr Feedback!

 

Übrigens:
Selbstverständlich können Sie auch einen individuellen Domainnamen mit passendem SSL-Zertifikat erhalten, beispielsweise www.Ihr-Veranstaltungs-Name.de, oder www.Ihre-Agentur.de. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse.

Gästelisten-Registrierung jetzt jederzeit abschaltbar

Eine neue Option sorgt dafür, dass die öffentliche Besucherregistrierung jederzeit durch den Eventmanager außer Betrieb genommen und auch wieder eingeschaltet werden kann. Dem Gast wird beim Login über die Weboberfläche ein Hinweis angezeigt:

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Über den Admin-Bereich kann die Gästeliste selbstverständlich unabhängig von dieser Funktion immer bearbeitet werden.

Die neue Funktionalität kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn Feedback durch Gäste nur bis zu einem bestimmten Datum gewünscht ist und beispielsweise zwei Wochen vor dem Event die Gästeliste geschlossen werden soll.

NEU *** RSVP – Gäste können selbst online zusagen oder absagen

Das neue Feature wird von einigen Kunden bereits sehnsüchtig erwartet: Ab sofort können Gäste selbstständig ihre Teilnahme an einem Event bestätigen oder ablehnen.

Seitens des Veranstalters ist es hierzu lediglich notwendig, jedem Gast einen individuellen Zugangscode („Access Code“) zu vergeben. Gäste mit Zugangscode können sich dann jederzeit über https://feedback.gästeliste.org einloggen und zusagen oder absagen.

RSVP - Gästelisten-Feedback

Ein Gast kann jederzeit selbst eintragen, ob und mit wie vielen Personen er zusagt. Die maximale Personenanzahl legen Sie für jeden Gast einzeln fest.

Die individuellen Zugangscodes lassen sich sowohl direkt im Online-System ändern, als auch über die Import-Funktion aus einem anderen System übernehmen. Um einen Serienbrief mit Zugangscodes zu erstellen bietet es sich an, die aktuelle Gästeliste als .csv-Datei zu exportieren.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Die neue Funktionalität ist ab sofort für alle Events aktiv.

Einschränkungen:

  • Die Zugangscodes müssen individuell pro Gast vergeben werden. Doppelte Zugangscodes sind nicht möglich.
  • Jeder Zugangscode muss aus mindestens sechs Zeichen bestehen.
  • Der Gast benötigt neben dem Zugangscode und seinem Nachnamen zum Login auch die Event-Id. Diese finden Sie im Admin-Bereich.