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Von der Online Gästeliste zum Fast-Lane Check-In

Die Online Gästelistensoftware wurde entwickelt, um unseren Kunden die komplizierte Verwaltung von Gästelisten für Filmpremieren zu vereinfachen. Statt der Tabellenkalkulation mit all ihren Nachteilen sollte eine moderne, netzwerkfähige Software eingesetzt werden.

Als kritischer Punkt hat sich früher jeweils die Übertragung der Daten herausgestellt: Kurz vor Beginn der Veranstaltung musste die Gästeliste aus Excel exportiert, konvertiert und in das Check-In System gespeist werden. Oft hatte noch jemand zusätzliche Spalten eingefügt oder die Spaltenreihenfolge verändert, was zu Rückfragen und kurzen Verzögerungen führte.

Heute ist das nicht mehr nötig: Unsere Kunden verwalten ihre Gästeliste von Beginn an hier, auf gästeliste.org, online. Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, neue Spalten hinzufügen oder testen, wie vor Ort die Besucherregistrierung aussehen und funktionieren wird.

Auf der Veranstaltung selbst gibt es dann zwei Möglichkeiten:

Entweder die Veranstaltung ist besonders wichtig, es soll kein Risiko eingegangen werden. In dem Fall empfehlen wir den Einsatz eines Servers vor Ort – der funktioniert selbst dann, wenn die Internetverbindung abbricht noch. Line5 bietet diesen Vor-Ort Service als Paket an. Line5 kopiert die Daten vom Online-Server per Knopfdruck auf den Vor-Ort Server.

Oder das Budget ist sehr klein. In dem Fall empfehlen wir, für die Vor-Ort Registrierung der Besucher das online verfügbare System unter check-in.fast-lane.org zu nutzen. Diese Version ist meist ein paar Wochen älter als unsere Live-Version und hat weniger Features. Trotzdem ist sie voll funktionsfähig und darf gerne genutzt werden. Falls es Probleme gibt, können Sie unseren kostenpflichtigen Support in Anspruch nehmen.

In beiden Fällen arbeiten Sie mit den Daten, die Sie vorher erfasst haben – ohne Konvertierungs- oder Export-Schwierigkeiten. So einfach kann Besuchermanagement sein!

Gästelisten-Registrierung jetzt jederzeit abschaltbar

Eine neue Option sorgt dafür, dass die öffentliche Besucherregistrierung jederzeit durch den Eventmanager außer Betrieb genommen und auch wieder eingeschaltet werden kann. Dem Gast wird beim Login über die Weboberfläche ein Hinweis angezeigt:

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Über den Admin-Bereich kann die Gästeliste selbstverständlich unabhängig von dieser Funktion immer bearbeitet werden.

Die neue Funktionalität kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn Feedback durch Gäste nur bis zu einem bestimmten Datum gewünscht ist und beispielsweise zwei Wochen vor dem Event die Gästeliste geschlossen werden soll.

Zusätzliches Feld im Import/Export: Zugangscode

In Vorbereitung für zukünftige Features haben wir dem Import und Export ein weiteres Feld hinzugefügt: Der „Accesscode“ (Zugangscode) wird es in Zukunft ermöglichen, dass geladene Gäste selbstständig direkt online im Fast Lane System zu- oder absagen können.

Eine aktualisierte Beispieldatei für den Import findet sich im Handbuch.

Neu: Verwalten von Einladungen, Zusagen und Absagen

Bei größeren Veranstaltungen mit geladenen Gästen ist es nicht ganz einfach, eine Übersicht über Zusagen und Absagen Ihrer Gäste zu behalten.

Die Digitale Gästeliste von Line5 ermöglicht Ihnen jetzt das einfache Handling von Zusagen und Absagen für jeden einzelnen Gast. So ist es am Einlass ohne weiteres möglich, zu sehen, wie viele Begleitungen für einen Gast autorisiert sind, ob der Gast zu- oder gar abgesagt hat.

Durch die genaueren Planungsmöglichkeiten lassen sich Überkapazitäten vermeiden und Events kosteneffizienter gestalten.

Eintragung von Einladungen, Zusagen und Absagen in die digitale Gästeliste

Eintragung von Einladungen, Zusagen und Absagen in die digitale Gästeliste

Die Gästeliste mit dem Turbo-Modus

Wenn es ganz schnell gehen muss, und zudem ein paar Besucher mehr erwartet werden,ist die Gästeliste auf Papier oder in der Textverarbeitung nicht die beste Lösung. In solchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Fast Lane Gästeliste von Line5. Schnelle Suche nach Namen, Vornamen oder Firma, Datenabgleich zwischen den einzelnen Laptops und Besucherzählung in einer Lösung integriert – dabei volle Flexibilität für Extras und Fokus auf das Wesentliche.