Archiv der Kategorie: RSVP

R.S.V.P. wird zur Buchung

Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserungen unserer Gästelisten-Software und auf dem Weg zu einer noch einfacheren, noch verständlicheren Applikation benennen wir „R.S.V.P.“ in „Buchung“ um: Das R.S.V.P.-Formular wird zum Buchungsformular, die R.S.V.P.-Seite zur Buchungsseite.

Anfangs als reine Gästelisten-Lösung konzipiert, ist es mittlerweile auch möglich, Buchungen über die Besuchermanagement Software vorzunehmen. Diese Funktionalitäten werden mit dem neuen Wording besser zum Ausdruck gebracht.

Jetzt neu: deutsche Beschriftung bei neuen Events

Neu angelegte Veranstaltungen erhalten ab sofort automatisch deutschsprachige Beschriftungen. Somit entfällt der bisher notwendige Schritt, die Beschriftung der Felder manuell anzupassen.

Während im R.S.V.P. Formular früher lediglich Beschriftungen wie „lastname“ oder „company“ das Bild dominierten, steht jetzt vorbildlich „Nachname“ und „Firma“.

Selbstverständlich können die Beschriftungen der Felder auch weiterhin über die Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ geändert werden. Klicken Sie einfach auf das „Bearbeiten“-Symbol neben dem gewünschten Feld und ändern Sie die „Beschriftung“.

Übrigens: Auf der Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ finden Sie zu jedem Feld einen „Löschen“ Button. Mit diesem können Sie dafür sorgen, dass das entsprechende Feld im R.S.V.P. Formular nicht angezeigt wird.

Versenden Sie Tickets mit QR Code!

Früher hat der Osterhase Schokoladeneier gebracht. Dieses Jahr versorgt er Eventagenturen mit Arbeitserleichterungen – und hat ein neues Feature gebracht, das einen noch einfacheren Ablauf für Ihren Event Check-In ermöglicht.

Sobald Ihr Kunde zur Veranstaltung zusagt, erhält er eine E-Mail – und das ist neu: inklusive QR Code! Diese E-Mail kann am Einlass zur Veranstaltung als Ticket benutzt und per Mobiltelefon eingescannt werden.

Ein Beispiel für eine solche E-Mail sehen Sie unten.

Muster E-Mail mit QR Code

Der QR Code in der E-Mail kann am Check-In direkt von mit mobilen Endgeräten eingelesen werden.

Layout und Text können selbstverständlich angepasst werden.

Code für QR Codes

Mit diesem Code wird der QR Code in eine E-Mail eingefügt.

Am Eingang zur Veranstaltung können als Ticket-Scanner Android oder IOS Mobiltelefone oder Tablet PCs verwendet werden. Lediglich eine handelsübliche QR Code App wie der kostenlose Open Source Barcode Scanner des ZXING Projektes wird benötigt.

Line5 wünscht Frohe Ostern 2014!

Immer auf dem Laufenden: Wer hat zuletzt zugesagt?

Eine entscheidende Information am Montag früh ist: Wer hat sich über das Wochenende angemeldet? Wie viele Gäste kommen? Und was hat sich seit Freitag verändert?

Schon seit einigen Monaten gibt es den Rückmeldungs-Log als Export: Eine Liste sämtlicher Zu- und Abgänge, Anmeldungen und Stornos.

Pünktlich zum Montagmorgen haben wir die Historie freigegeben. Damit lassen sich ab sofort auch direkt online die letzten Änderungen einsehen.

Die Feedback Historie zeigt Zugänge und Abgänge an.

Gästelisten-Historie. Wer hat sich zuletzt an- oder abgemeldet?

Und so funktioniert die Historie:

Meldet sich ein Gast über das RSVP Tool an und gibt an, dass er mit zwei Begleitungen kommt, so ist das eine Veränderung von +3. Insgesamt hat dieser Gast dann für 3 Personen zugesagt (im Beispiel die erste Zeile), und zwar um ungefähr 06:50 Uhr.

Würde sich derselbe Gast kurz darauf noch einmal einloggen und angeben, dass er nun alleine kommt, würde eine weitere Zeile in der Historie angezeigt. In dieser stünde eine Veränderung von -2, weil der Gast zwei Personen von den zuvor drei zugesagten Personen wieder abgemeldet hat. Zugesagt hat dann nur noch eine Person, was in der entsprechenden Spalte angezeigt wird.

Die Historie berücksichtigt dabei nicht nur Rückmeldungen, die vom Gast über das R.S.V.P. Tool selbst vorgenommen wurden, sondern auch solche, die vom Eventmanager in der Gästelistenverwaltung vorgenommen wurden.

Rückmeldungs-Log: Wer hat wann zu- oder abgesagt?

Oft möchte der Veranstalter während der Registrierungsphase genau wissen, welche Gäste neu zu- oder abgesagt haben.

Rückmeldungs-Log

Das RSVP-Log oder Rückmeldungs-Log befindet sich unter der Registerkarte „Import/Export“.

Mit dem neuen Rückmeldungs-Log Export ist das kein Problem. Das Rückmeldungs-Log lässt sich in Microsoft(TM) Excel(R) öffnen und enthält eine Liste aller Zu- und Absage-Vorgänge mit Datum und Uhrzeit.

Um nur neue An- / Abmeldungen aufzulisten bietet es sich an, den Export herunterzuladen und diejenigen Zeilen zu berücksichtigen, die das passende Änderungsdatum enthalten.

Beispiel: Rückmeldungs-Log

Beispiel: Rückmeldungs-Log. Herr Mustermann hat 3 Begleitungen angemeldet, die er zuvor abgesagt hatte. Herr von Aal und Frau Eisbein hatten schon zugesagt, haben jetzt aber abgesagt.

Beispiel:
Gast A hatte schon in der letzten Woche mit Begleitung zugesagt. Er loggt sich heute online ein und sagt wieder ab. Zeitgleich sagen Gast B und C jeweils ohne Begleitung zu. Die Anzahl der Anmeldungen bleibt gleich, daher bekommt der Veranstalter nichts von der möglicherweise wichtigen Veränderung mit. In der Log-Datei dagegen ist jeder Vorgang einzeln gespeichert.

 

Neue Benachrichtigung: Der Gast meldet sich an/ab – Sie bekommen eine E-Mail!

Der eine oder andere Nutzer wird die neuen Funktionalitäten dieser Woche bereits bemerkt haben: Wir haben die E-Mail Benachrichtigung an den Veranstalter eingeführt.

Um auf dem laufenden zu sein, musste der Veranstalter bzw. Administrator bisher die Gästeliste online ansehen oder exportieren. Wer bei jeder Rückmeldung eine Benachrichtigung erhalten wollte, konnte sich die automatischen Bestätigungs E-Mails an die Gäste BCC zusenden lassen.

In Fällen, in denen keine Bestätigungs E-Mail an den Gast ging, gab es jedoch bisher keine Möglichkeit einer Benachrichtigung. So etwas war dann der Fall, wenn entweder die E-Mail Adresse des Gastes unbekannt, oder gar keine E-Mail an den Gast vorgesehen war.

Jetzt gibt es diese Möglichkeit: Sobald ein Gast das RSVP Formular absendet, wird eine E-Mail an die voreingestellte Adresse des Veranstalters gesendet. Der Inhalt dieser E-Mail kann wie alle anderen E-Mail Inhalte frei bestimmt werden, ebenso der Betreff.

Wir wünschen viel Spaß mit dem neuen Feature und hoffen, Ihren Arbeitsablauf damit noch einfacher gestalten zu können!

Gästelisten-Registrierung jetzt jederzeit abschaltbar

Eine neue Option sorgt dafür, dass die öffentliche Besucherregistrierung jederzeit durch den Eventmanager außer Betrieb genommen und auch wieder eingeschaltet werden kann. Dem Gast wird beim Login über die Weboberfläche ein Hinweis angezeigt:

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Hinweisfeld: Die Registrierung für diese Veranstaltung ist derzeit geschlossen.

Über den Admin-Bereich kann die Gästeliste selbstverständlich unabhängig von dieser Funktion immer bearbeitet werden.

Die neue Funktionalität kann beispielsweise eingesetzt werden, wenn Feedback durch Gäste nur bis zu einem bestimmten Datum gewünscht ist und beispielsweise zwei Wochen vor dem Event die Gästeliste geschlossen werden soll.

Jetzt neu: Der direkte Link zu Ihrer Veranstaltungs-Anmeldung

Jede Gästeliste, die Sie bei uns verwalten, erhält ab sofort einen eigenen Feedback-Link.

Nutzen Ihre Gäste diesen Link, werden sie von Ihrem Firmenlogo und Willkommenstext empfangen. Nach einem Login mit ihrem individuellen Zugangscode ist eine Zu- oder Absage sowie bei Bedarf (und wenn Sie das erlauben) auch die Korrektur der Adressdaten möglich.

Das Beispiel im Bild zeigt eine solche Seite für den imaginären ISTC Kongress.

Das Feedback-Formular für Ihre Veranstaltung hat jetzt eine eigene URL.

Das Feedback-Formular für Ihre Veranstaltung hat jetzt eine eigene URL.

Die Domain rsvp.fast-lane.org ist vorgegeben – den Teil danach können Sie frei wählen, sofern verfügbar. Logo, Hintergrundfarben, Begrüßungstext und Footer-Text bestimmen Sie.

Hier können Sie verschiedene Domains für Ihre Veranstaltung auswählen.

Hier können Sie verschiedene Domains für Ihre Veranstaltung auswählen.

All das ist für Sie kostenlos. Weitere Features und alternative Domains sind in Vorbereitung…

Zusagen – Absagen – Noch nicht sicher?

Es ist ein wenig ärgerlich, wenn man in einem Formular auf einer Website eine Auswahl nicht rückgängig machen kann. In diesem Beispiel etwa:

Feedback Formular als Einbahnstraße - ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Feedback Formular als Einbahnstraße – ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Eine Zusage oder Absage ist möglich – auch ein nachträgliches Ändern der Antwort – aber ein Entfernen der einmal ausgewählten Option ist nicht vorgesehen.

Auf den ersten Blick spielt das keine Rolle, denn wer sich noch nicht sicher ist, ob er an einer Veranstaltung teilnehmen möchte, braucht das Formular nicht auszufüllen.

Wir haben aber auch Fälle, in denen Gäste das Feedback-Formular nicht nur für die Zu- und Absagen, sondern auch für Korrekturen ihrer Adresse nutzen.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Hier ist die Situation eine andere: Möglicherweise möchte ein Gast sich noch nicht auf eine Zu- oder Absage festlegen – wohl aber eine geänderte oder korrigierte Adresse mitteilen.

Für solche Fälle hat das gästeliste.org System seit heute eine neue Option im Admin-Bereich:

Die neue Option für bessere Usability

Die neue Option für bessere Usability

Ist das Häkchen gesetzt, wird unter „Zusage“ und „Absage“ eine zusätzliche Option „Noch nicht sicher“ angezeigt.

Die Option "Noch nicht sicher" erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Die Option „Noch nicht sicher“ erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Nach unseren Erfahrungen bereitet das Vorhandensein einer solchen Option dem Veranstalter oft großes Kopfzerbrechen – die Besucherzahl ist als Information äußerst wichtig.

Um beide Bedürfnisse je nach Veranstaltungsart abzudecken, kann die Option für jede Veranstaltung einzeln ein- oder ausgeschaltet werden.