Archiv der Kategorie: Import/Export

Neu: Event Vorlage erstellen und gleichartige Veranstaltungen anlegen

Ein neues Export Feature ermöglicht es, einmal angelegte Veranstaltungen als Vorlage oder Template zu speichern – und beliebig viele gleich konfigurierte Events anzulegen.

Die Einstellungen sind schnell heruntergeladen:

Screenshot Export von Event Einstellungen

… und genauso schnell ist ein neues Event aus der Vorlage erstellt: Im Account-Menü den gewünschten Titel für das neue Event angeben, die soeben gespeicherte Datei mit hochladen – und fertig ist die geklonte Veranstaltung!

Gästelisten-Export direkt nach Excel

Der Export der Gästelisten ist jetzt auch im .xlsx Format möglich, sodass die Dateien direkt in Microsoft(TM) Excel(R) geöffnet werden können. Das neue Feature findet sich im Bereich „Import/Export“ – exportiert wird jeweils die aktuelle Version der Liste.

Besonderer Dank gilt den Programmierern von PHPExcel, die ihre hervorragende Code-Library unter die LGPL Lizenz gestellt haben – so können wir die Export-Features auf gästeliste.org ohne Mehrkosten anbieten.

Jetzt neu: deutsche Beschriftung bei neuen Events

Neu angelegte Veranstaltungen erhalten ab sofort automatisch deutschsprachige Beschriftungen. Somit entfällt der bisher notwendige Schritt, die Beschriftung der Felder manuell anzupassen.

Während im R.S.V.P. Formular früher lediglich Beschriftungen wie „lastname“ oder „company“ das Bild dominierten, steht jetzt vorbildlich „Nachname“ und „Firma“.

Selbstverständlich können die Beschriftungen der Felder auch weiterhin über die Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ geändert werden. Klicken Sie einfach auf das „Bearbeiten“-Symbol neben dem gewünschten Feld und ändern Sie die „Beschriftung“.

Übrigens: Auf der Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ finden Sie zu jedem Feld einen „Löschen“ Button. Mit diesem können Sie dafür sorgen, dass das entsprechende Feld im R.S.V.P. Formular nicht angezeigt wird.

Bugfix – Import

Wir wurden gestern darauf aufmerksam gemacht, dass in unserem Gästelisten-Import die Gäste-Ids nicht automatisch vergeben wurden.

Dank des ausführlichen Fehlerbericht eines freundlichen Users konnten wir das Problem schnell beheben – und unser Import läuft wieder wie geschmiert:

Wenn unter „Spalten“ > „Exported Fields“ die Spalte guest_id gelistet ist, geht das System davon aus, dass die zu importierenden Datei eine individuelle Id für jeden Gast enthält. Ist die Spalte nicht gelistet, bzw. unter „More Fields“, generiert die Software für jeden Gast automatisch eine Id. Letzteres ist die Default-Einstellung.

Line5 bedankt sich für das Feedback!

Rückmeldungs-Log: Wer hat wann zu- oder abgesagt?

Oft möchte der Veranstalter während der Registrierungsphase genau wissen, welche Gäste neu zu- oder abgesagt haben.

Rückmeldungs-Log

Das RSVP-Log oder Rückmeldungs-Log befindet sich unter der Registerkarte „Import/Export“.

Mit dem neuen Rückmeldungs-Log Export ist das kein Problem. Das Rückmeldungs-Log lässt sich in Microsoft(TM) Excel(R) öffnen und enthält eine Liste aller Zu- und Absage-Vorgänge mit Datum und Uhrzeit.

Um nur neue An- / Abmeldungen aufzulisten bietet es sich an, den Export herunterzuladen und diejenigen Zeilen zu berücksichtigen, die das passende Änderungsdatum enthalten.

Beispiel: Rückmeldungs-Log

Beispiel: Rückmeldungs-Log. Herr Mustermann hat 3 Begleitungen angemeldet, die er zuvor abgesagt hatte. Herr von Aal und Frau Eisbein hatten schon zugesagt, haben jetzt aber abgesagt.

Beispiel:
Gast A hatte schon in der letzten Woche mit Begleitung zugesagt. Er loggt sich heute online ein und sagt wieder ab. Zeitgleich sagen Gast B und C jeweils ohne Begleitung zu. Die Anzahl der Anmeldungen bleibt gleich, daher bekommt der Veranstalter nichts von der möglicherweise wichtigen Veränderung mit. In der Log-Datei dagegen ist jeder Vorgang einzeln gespeichert.

 

Von der Online Gästeliste zum Fast-Lane Check-In

Die Online Gästelistensoftware wurde entwickelt, um unseren Kunden die komplizierte Verwaltung von Gästelisten für Filmpremieren zu vereinfachen. Statt der Tabellenkalkulation mit all ihren Nachteilen sollte eine moderne, netzwerkfähige Software eingesetzt werden.

Als kritischer Punkt hat sich früher jeweils die Übertragung der Daten herausgestellt: Kurz vor Beginn der Veranstaltung musste die Gästeliste aus Excel exportiert, konvertiert und in das Check-In System gespeist werden. Oft hatte noch jemand zusätzliche Spalten eingefügt oder die Spaltenreihenfolge verändert, was zu Rückfragen und kurzen Verzögerungen führte.

Heute ist das nicht mehr nötig: Unsere Kunden verwalten ihre Gästeliste von Beginn an hier, auf gästeliste.org, online. Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, neue Spalten hinzufügen oder testen, wie vor Ort die Besucherregistrierung aussehen und funktionieren wird.

Auf der Veranstaltung selbst gibt es dann zwei Möglichkeiten:

Entweder die Veranstaltung ist besonders wichtig, es soll kein Risiko eingegangen werden. In dem Fall empfehlen wir den Einsatz eines Servers vor Ort – der funktioniert selbst dann, wenn die Internetverbindung abbricht noch. Line5 bietet diesen Vor-Ort Service als Paket an. Line5 kopiert die Daten vom Online-Server per Knopfdruck auf den Vor-Ort Server.

Oder das Budget ist sehr klein. In dem Fall empfehlen wir, für die Vor-Ort Registrierung der Besucher das online verfügbare System unter check-in.fast-lane.org zu nutzen. Diese Version ist meist ein paar Wochen älter als unsere Live-Version und hat weniger Features. Trotzdem ist sie voll funktionsfähig und darf gerne genutzt werden. Falls es Probleme gibt, können Sie unseren kostenpflichtigen Support in Anspruch nehmen.

In beiden Fällen arbeiten Sie mit den Daten, die Sie vorher erfasst haben – ohne Konvertierungs- oder Export-Schwierigkeiten. So einfach kann Besuchermanagement sein!

Eigene Spalten und Felder erstellen

Eine etwas versteckte, aber dafür umso ausgeklügeltere neue Funktion erleichtert Agenturen das Arbeiten mit der digitalen Gästeliste von Line5:

Dem Import und Export können ab sofort beliebig viele Spalten hinzugefügt werden – und die Reihenfolge der exportierten Spalten lässt sich ab sofort über den Administrator-Login für jedes Event separat einstellen.

Viele Kunden haben beispielsweise spezielle Spalten in ihrer Gästeliste, die bisher nicht von der digitalen Gästeliste berücksichtigt werden konnten. Eine Agentur benötigt eine „Bezahlt“-Spalte, für eine andere ist die VIP Kategorie besonders wichtig, wieder andere verwaltet Gäste anhand spezieller Identifikationsnummern. All diese Informationen mussten bisher mühsam mit den Informationen aus der digitalen Online Gästeliste zusammengefügt werden.

Jetzt dürfen solche Informationen in der Datei verbleiben – und werden sowohl importiert als auch wieder exportiert – sofern die entsprechenden Spalten dem System vorher bekannt gemacht wurden. Für noch einfachere Arbeitsabläufe.

 

Für diejenigen, die diese zusätzlichen Spalten auch online im System direkt verwalten möchten: Schauen Sie in ein paar Tagen noch einmal vorbei – es lohnt sich! 🙂

Alle Daten werden selbstverständlich in Deutschland gespeichert – Line5 unterliegt den deutschen Datenschutzgesetzen. Wir empfehlen allerdings, regelmäßig Backups Ihrer Daten zu erstellen.

 

Zusätzliches Feld im Import/Export: Zugangscode

In Vorbereitung für zukünftige Features haben wir dem Import und Export ein weiteres Feld hinzugefügt: Der „Accesscode“ (Zugangscode) wird es in Zukunft ermöglichen, dass geladene Gäste selbstständig direkt online im Fast Lane System zu- oder absagen können.

Eine aktualisierte Beispieldatei für den Import findet sich im Handbuch.