Archiv der Kategorie: Gästeliste

Tipp: Beschriftung des Registrierungs-Buttons

Die Beschriftung des Anmeldungs-Buttons zu Ihrem Event können Sie in den Einstellungen ändern (EinstellungenBeschriftung):

Beschriftung des Anmelde-Buttons ändern

Die Beschriftung des Buttons sollte dann auf der Startseite Ihrer Gäste-Feedbackseite genau so sein, wie Sie das angegeben haben:

Der Anmelde-Button zu Ihrem Event

Achtung: Nach einer Änderung des Button-Textes kann es notwendig sein, den Webbrowser zu schließen und neu zu öffnen, damit die Änderungen sichtbar werden. Dies ist der Fall, weil Event-Daten in der Browsersession gespeichert werden – und der Button-Text zu ebendiesen Daten gehört.

Gästelisten-Export direkt nach Excel

Der Export der Gästelisten ist jetzt auch im .xlsx Format möglich, sodass die Dateien direkt in Microsoft(TM) Excel(R) geöffnet werden können. Das neue Feature findet sich im Bereich „Import/Export“ – exportiert wird jeweils die aktuelle Version der Liste.

Besonderer Dank gilt den Programmierern von PHPExcel, die ihre hervorragende Code-Library unter die LGPL Lizenz gestellt haben – so können wir die Export-Features auf gästeliste.org ohne Mehrkosten anbieten.

Serien-E-Mail jetzt mit Auto-Disclaimer: No-Spam-Policy

Wir hängen seit heute an Serienmails einen kleinen Disclaimer an. Für den Fall, dass jemand unsere Software zum Versenden unerwünschter E-Mails missbraucht, hoffen wir auf schnellstmögliche Benachrichtigung durch die Empfänger; betroffene Accounts werden umgehend gesperrt.

Text des Disclaimers (Stand 07/2014):
This email has been sent to you by a user of the website gästeliste.org. In case you consider it being spam, please contact us immediately at mail@line5.tv. Thank you for your help.
Diese E-Mail wurde Ihnen von einem Nutzer des Portals gästeliste.org zugestellt. Falls es sich um Spam handelt, kontaktieren Sie uns bitte umgehend unter mail@line5.tv. Vielen Dank.

Serienbriefe per E-Mail: Einladungen und Erinnerungen mit Gästeliste.org

Nach langem Drängeln unserer Kunden haben wir uns dazu hinreißen lassen, auch eine E-Mail Versandfunktion in die digitale Gästeliste zu integrieren.

So lassen sich nun problemlos personalisierte Einladungen – auf Wunsch inklusive QR-Code – direkt aus dem System an die Gäste versenden.

Auch nach dem initialen Einladungsversand hilft das System, wo es kann. Eine Rundmail an alle Gäste? Eine Information an alle, die zugesagt haben? Eine Erinnerung an diejenigen Gäste, die sich noch nicht zurückgemeldet haben? Kein Problem. Weitere Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie in der Online-Hilfe.

Für bis zu 100 E-Mail Empfänger pro E-Mail ist das System in der Beta-Phase freigeschaltet. Möchten Sie an eine größere Anzahl von Empfängern versenden, kontaktieren Sie bitte den Support. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, alternativ ein anderes Tool zum Newsletter-Versand zu verwenden.

Neues Feature für Events ohne Einladung …

Noch nicht offiziell und dokumentiert, aber bereits voll funktionsfähig und nutzbar:

Ein neues Feature sorgt dafür, dass sich Gäste vollkommen selbstständig für Ihre Veranstaltung anmelden können. Selbstverständlich nur, falls Sie das möchten, und jederzeit abschaltbar.

Die Einstellung findet sich unter Event Daten > Verschiedenes. Damit wird die digitale Gästeliste für Veranstalter noch interessanter – und ermöglicht einen weiteren Schritt der Automatisierung, um – beispielsweise bei Presse Akkreditierungen – das Leben des Eventmanagers etwas leichter zu machen.

Jetzt neu: deutsche Beschriftung bei neuen Events

Neu angelegte Veranstaltungen erhalten ab sofort automatisch deutschsprachige Beschriftungen. Somit entfällt der bisher notwendige Schritt, die Beschriftung der Felder manuell anzupassen.

Während im R.S.V.P. Formular früher lediglich Beschriftungen wie „lastname“ oder „company“ das Bild dominierten, steht jetzt vorbildlich „Nachname“ und „Firma“.

Selbstverständlich können die Beschriftungen der Felder auch weiterhin über die Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ geändert werden. Klicken Sie einfach auf das „Bearbeiten“-Symbol neben dem gewünschten Feld und ändern Sie die „Beschriftung“.

Übrigens: Auf der Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ finden Sie zu jedem Feld einen „Löschen“ Button. Mit diesem können Sie dafür sorgen, dass das entsprechende Feld im R.S.V.P. Formular nicht angezeigt wird.

Personalisierte Bestätigungs E-Mails

Meldet ein Gast sich zu einer Veranstaltung an, sollte er eine E-Mail für seine Unterlagen erhalten. Mit gästeliste.org ist das kein Problem:

Im Menüpunkt Einstellungen > Benutzerdefinierte Texte sind die Texte für Antwort E-Mails hinterlegt. Sie können abhängig von der Antwort (Zusage oder Absage) unterschiedliche Texte hinterlegen. Dabei ist eine Personalisierung möglich. So könnte eine Bestätigungs E-Mail aussehen:

E-Mail Template

Beispiel einer Bestätigungs E-Mail mit Anrede, Nachname, Laufender Ticketnummer und Personenzahl

Obenstehende E-Mail ist das Resultat der folgenden Einstellung in der Administrationsoberfläche:

E-Mail Template

Vorlage für eine automatische, personalisierte Bestätigungs E-Mail

In der Personalisierung können grundsätzlich die Inhalte von allen Spalten der Gästeliste verwendet werden. Ein Hinweis dazu, wie diese Personalisierung von Ihnen einzustellen ist, findet sich im Handbuch.

Tipp: Um Bestätigungs E-Mails zu versenden, müssen die E-Mail Adressen der Gäste im System vorhanden sein. Haben Sie nicht alle E-Mail Adressen, können Sie auch das E-Mail Feld zur Bearbeitung freigeben. Diejenigen Gäste, die ihre E-Mail angeben, erhalten dann auch eine Bestätigungs E-Mail.

Immer auf dem Laufenden: Wer hat zuletzt zugesagt?

Eine entscheidende Information am Montag früh ist: Wer hat sich über das Wochenende angemeldet? Wie viele Gäste kommen? Und was hat sich seit Freitag verändert?

Schon seit einigen Monaten gibt es den Rückmeldungs-Log als Export: Eine Liste sämtlicher Zu- und Abgänge, Anmeldungen und Stornos.

Pünktlich zum Montagmorgen haben wir die Historie freigegeben. Damit lassen sich ab sofort auch direkt online die letzten Änderungen einsehen.

Die Feedback Historie zeigt Zugänge und Abgänge an.

Gästelisten-Historie. Wer hat sich zuletzt an- oder abgemeldet?

Und so funktioniert die Historie:

Meldet sich ein Gast über das RSVP Tool an und gibt an, dass er mit zwei Begleitungen kommt, so ist das eine Veränderung von +3. Insgesamt hat dieser Gast dann für 3 Personen zugesagt (im Beispiel die erste Zeile), und zwar um ungefähr 06:50 Uhr.

Würde sich derselbe Gast kurz darauf noch einmal einloggen und angeben, dass er nun alleine kommt, würde eine weitere Zeile in der Historie angezeigt. In dieser stünde eine Veränderung von -2, weil der Gast zwei Personen von den zuvor drei zugesagten Personen wieder abgemeldet hat. Zugesagt hat dann nur noch eine Person, was in der entsprechenden Spalte angezeigt wird.

Die Historie berücksichtigt dabei nicht nur Rückmeldungen, die vom Gast über das R.S.V.P. Tool selbst vorgenommen wurden, sondern auch solche, die vom Eventmanager in der Gästelistenverwaltung vorgenommen wurden.

Gästelistenverwaltung auf dem Handy mit der Android App

Handy mit Gast hinzufügen Screen

Android Handy mit Gästelisten-App

Line5 bietet jetzt alle Funktionen zum Besuchermanagement jetzt auch als Gästelisten-App für Android an.

Das Erstellen von beliebig vielen Events, die Verwaltung der Gästeliste im Vorfeld sowie der Check-In der Besucher auf der Veranstaltung sind jetzt auch vom Handy oder Tablet aus möglich. Die App ist kostenlos.

zur Line5 Gästelisten App für Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mosync.app_Line5_Gaesteliste

Eine App für iPhones ist in Planung und kommt voraussichtlich im zweiten Quartal 2014 auf den Markt.