Archiv für den Monat: April 2014

Jetzt neu: deutsche Beschriftung bei neuen Events

Neu angelegte Veranstaltungen erhalten ab sofort automatisch deutschsprachige Beschriftungen. Somit entfällt der bisher notwendige Schritt, die Beschriftung der Felder manuell anzupassen.

Während im R.S.V.P. Formular früher lediglich Beschriftungen wie „lastname“ oder „company“ das Bild dominierten, steht jetzt vorbildlich „Nachname“ und „Firma“.

Selbstverständlich können die Beschriftungen der Felder auch weiterhin über die Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ geändert werden. Klicken Sie einfach auf das „Bearbeiten“-Symbol neben dem gewünschten Feld und ändern Sie die „Beschriftung“.

Übrigens: Auf der Registerkarte „R.S.V.P. Formular“ finden Sie zu jedem Feld einen „Löschen“ Button. Mit diesem können Sie dafür sorgen, dass das entsprechende Feld im R.S.V.P. Formular nicht angezeigt wird.

Versenden Sie Tickets mit QR Code!

Früher hat der Osterhase Schokoladeneier gebracht. Dieses Jahr versorgt er Eventagenturen mit Arbeitserleichterungen – und hat ein neues Feature gebracht, das einen noch einfacheren Ablauf für Ihren Event Check-In ermöglicht.

Sobald Ihr Kunde zur Veranstaltung zusagt, erhält er eine E-Mail – und das ist neu: inklusive QR Code! Diese E-Mail kann am Einlass zur Veranstaltung als Ticket benutzt und per Mobiltelefon eingescannt werden.

Ein Beispiel für eine solche E-Mail sehen Sie unten.

Muster E-Mail mit QR Code

Der QR Code in der E-Mail kann am Check-In direkt von mit mobilen Endgeräten eingelesen werden.

Layout und Text können selbstverständlich angepasst werden.

Code für QR Codes

Mit diesem Code wird der QR Code in eine E-Mail eingefügt.

Am Eingang zur Veranstaltung können als Ticket-Scanner Android oder IOS Mobiltelefone oder Tablet PCs verwendet werden. Lediglich eine handelsübliche QR Code App wie der kostenlose Open Source Barcode Scanner des ZXING Projektes wird benötigt.

Line5 wünscht Frohe Ostern 2014!

Personalisierte Bestätigungs E-Mails

Meldet ein Gast sich zu einer Veranstaltung an, sollte er eine E-Mail für seine Unterlagen erhalten. Mit gästeliste.org ist das kein Problem:

Im Menüpunkt Einstellungen > Benutzerdefinierte Texte sind die Texte für Antwort E-Mails hinterlegt. Sie können abhängig von der Antwort (Zusage oder Absage) unterschiedliche Texte hinterlegen. Dabei ist eine Personalisierung möglich. So könnte eine Bestätigungs E-Mail aussehen:

E-Mail Template

Beispiel einer Bestätigungs E-Mail mit Anrede, Nachname, Laufender Ticketnummer und Personenzahl

Obenstehende E-Mail ist das Resultat der folgenden Einstellung in der Administrationsoberfläche:

E-Mail Template

Vorlage für eine automatische, personalisierte Bestätigungs E-Mail

In der Personalisierung können grundsätzlich die Inhalte von allen Spalten der Gästeliste verwendet werden. Ein Hinweis dazu, wie diese Personalisierung von Ihnen einzustellen ist, findet sich im Handbuch.

Tipp: Um Bestätigungs E-Mails zu versenden, müssen die E-Mail Adressen der Gäste im System vorhanden sein. Haben Sie nicht alle E-Mail Adressen, können Sie auch das E-Mail Feld zur Bearbeitung freigeben. Diejenigen Gäste, die ihre E-Mail angeben, erhalten dann auch eine Bestätigungs E-Mail.

Immer auf dem Laufenden: Wer hat zuletzt zugesagt?

Eine entscheidende Information am Montag früh ist: Wer hat sich über das Wochenende angemeldet? Wie viele Gäste kommen? Und was hat sich seit Freitag verändert?

Schon seit einigen Monaten gibt es den Rückmeldungs-Log als Export: Eine Liste sämtlicher Zu- und Abgänge, Anmeldungen und Stornos.

Pünktlich zum Montagmorgen haben wir die Historie freigegeben. Damit lassen sich ab sofort auch direkt online die letzten Änderungen einsehen.

Die Feedback Historie zeigt Zugänge und Abgänge an.

Gästelisten-Historie. Wer hat sich zuletzt an- oder abgemeldet?

Und so funktioniert die Historie:

Meldet sich ein Gast über das RSVP Tool an und gibt an, dass er mit zwei Begleitungen kommt, so ist das eine Veränderung von +3. Insgesamt hat dieser Gast dann für 3 Personen zugesagt (im Beispiel die erste Zeile), und zwar um ungefähr 06:50 Uhr.

Würde sich derselbe Gast kurz darauf noch einmal einloggen und angeben, dass er nun alleine kommt, würde eine weitere Zeile in der Historie angezeigt. In dieser stünde eine Veränderung von -2, weil der Gast zwei Personen von den zuvor drei zugesagten Personen wieder abgemeldet hat. Zugesagt hat dann nur noch eine Person, was in der entsprechenden Spalte angezeigt wird.

Die Historie berücksichtigt dabei nicht nur Rückmeldungen, die vom Gast über das R.S.V.P. Tool selbst vorgenommen wurden, sondern auch solche, die vom Eventmanager in der Gästelistenverwaltung vorgenommen wurden.