Archiv für den Monat: Juli 2013

Zusagen – Absagen – Noch nicht sicher?

Es ist ein wenig ärgerlich, wenn man in einem Formular auf einer Website eine Auswahl nicht rückgängig machen kann. In diesem Beispiel etwa:

Feedback Formular als Einbahnstraße - ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Feedback Formular als Einbahnstraße – ist ein Feld ausgewählt, kann die Auswahl zwar geändert, aber nicht mehr entfernt werden

Eine Zusage oder Absage ist möglich – auch ein nachträgliches Ändern der Antwort – aber ein Entfernen der einmal ausgewählten Option ist nicht vorgesehen.

Auf den ersten Blick spielt das keine Rolle, denn wer sich noch nicht sicher ist, ob er an einer Veranstaltung teilnehmen möchte, braucht das Formular nicht auszufüllen.

Wir haben aber auch Fälle, in denen Gäste das Feedback-Formular nicht nur für die Zu- und Absagen, sondern auch für Korrekturen ihrer Adresse nutzen.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Über dieses Formular kann der Besucher nicht nur zu- oder absagen, sondern auch geänderte Adressdaten an den Veranstalter weitergeben.

Hier ist die Situation eine andere: Möglicherweise möchte ein Gast sich noch nicht auf eine Zu- oder Absage festlegen – wohl aber eine geänderte oder korrigierte Adresse mitteilen.

Für solche Fälle hat das gästeliste.org System seit heute eine neue Option im Admin-Bereich:

Die neue Option für bessere Usability

Die neue Option für bessere Usability

Ist das Häkchen gesetzt, wird unter „Zusage“ und „Absage“ eine zusätzliche Option „Noch nicht sicher“ angezeigt.

Die Option "Noch nicht sicher" erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Die Option „Noch nicht sicher“ erlaubt es dem Gast, keine Angaben zu seiner Teilnahme an der Veranstaltung zu machen.

Nach unseren Erfahrungen bereitet das Vorhandensein einer solchen Option dem Veranstalter oft großes Kopfzerbrechen – die Besucherzahl ist als Information äußerst wichtig.

Um beide Bedürfnisse je nach Veranstaltungsart abzudecken, kann die Option für jede Veranstaltung einzeln ein- oder ausgeschaltet werden.

Eigene Spalten und Felder erstellen

Eine etwas versteckte, aber dafür umso ausgeklügeltere neue Funktion erleichtert Agenturen das Arbeiten mit der digitalen Gästeliste von Line5:

Dem Import und Export können ab sofort beliebig viele Spalten hinzugefügt werden – und die Reihenfolge der exportierten Spalten lässt sich ab sofort über den Administrator-Login für jedes Event separat einstellen.

Viele Kunden haben beispielsweise spezielle Spalten in ihrer Gästeliste, die bisher nicht von der digitalen Gästeliste berücksichtigt werden konnten. Eine Agentur benötigt eine „Bezahlt“-Spalte, für eine andere ist die VIP Kategorie besonders wichtig, wieder andere verwaltet Gäste anhand spezieller Identifikationsnummern. All diese Informationen mussten bisher mühsam mit den Informationen aus der digitalen Online Gästeliste zusammengefügt werden.

Jetzt dürfen solche Informationen in der Datei verbleiben – und werden sowohl importiert als auch wieder exportiert – sofern die entsprechenden Spalten dem System vorher bekannt gemacht wurden. Für noch einfachere Arbeitsabläufe.

 

Für diejenigen, die diese zusätzlichen Spalten auch online im System direkt verwalten möchten: Schauen Sie in ein paar Tagen noch einmal vorbei – es lohnt sich! 🙂

Alle Daten werden selbstverständlich in Deutschland gespeichert – Line5 unterliegt den deutschen Datenschutzgesetzen. Wir empfehlen allerdings, regelmäßig Backups Ihrer Daten zu erstellen.

 

NEU *** RSVP – Gäste können selbst online zusagen oder absagen

Das neue Feature wird von einigen Kunden bereits sehnsüchtig erwartet: Ab sofort können Gäste selbstständig ihre Teilnahme an einem Event bestätigen oder ablehnen.

Seitens des Veranstalters ist es hierzu lediglich notwendig, jedem Gast einen individuellen Zugangscode („Access Code“) zu vergeben. Gäste mit Zugangscode können sich dann jederzeit über https://feedback.gästeliste.org einloggen und zusagen oder absagen.

RSVP - Gästelisten-Feedback

Ein Gast kann jederzeit selbst eintragen, ob und mit wie vielen Personen er zusagt. Die maximale Personenanzahl legen Sie für jeden Gast einzeln fest.

Die individuellen Zugangscodes lassen sich sowohl direkt im Online-System ändern, als auch über die Import-Funktion aus einem anderen System übernehmen. Um einen Serienbrief mit Zugangscodes zu erstellen bietet es sich an, die aktuelle Gästeliste als .csv-Datei zu exportieren.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Per Serienbrief können Sie Ihren Gästen den Zugangscode in die Einladung drucken.

Die neue Funktionalität ist ab sofort für alle Events aktiv.

Einschränkungen:

  • Die Zugangscodes müssen individuell pro Gast vergeben werden. Doppelte Zugangscodes sind nicht möglich.
  • Jeder Zugangscode muss aus mindestens sechs Zeichen bestehen.
  • Der Gast benötigt neben dem Zugangscode und seinem Nachnamen zum Login auch die Event-Id. Diese finden Sie im Admin-Bereich.